Vous avez en charge d’organiser le séminaire de votre entreprise. Là où le bât blesse, c’est que vous disposez d’un budget serré. Comment gérer dans ce cas ? Le conseil primordial, c’est de ne pas recourir à un organisateur d’événement. En effet, sachez qu’une partie de la préparation peut se faire gratuitement, sans l’intervention payante d’un prestataire.
Une préparation gratuite, mais rigoureuse
Si votre budget vous le permet, envisagez l’organisation de séminaire avec Event Success. Dans le cas contraire, sachez que cette agence événementielle dispose d’une offre gratuite dans son catalogue de prestation. Ce service gratuit consiste en trois volets : elle va élaborer le cahier des charges de votre séminaire, elle va se lancer dans la recherche de prestataire et de lieux pour accueillir le séminaire ainsi que pour l’hébergement et la restauration, elle initie des négociations avec ces prestataires et les gérants de ces lieux. Avec ces trois volets, vous êtes sûr d’avancer dans votre projet. Pour le reste, il faudra mettre la main au portefeuille.
L’art de la négociation
Pour réduire vos dépenses, négociez avec le propriétaire ou le gérant de la salle de réunion afin d’avoir un prix intéressant pour votre budget. Contrairement à ce que beaucoup pensent, l’organisation d’un séminaire n’est pas chose facile. Tout comme l’organisation d’un voyage incentive, celle d’un séminaire représente une lourde charge de travail. Il ne suffit pas de louer une salle, louer des chambres d’hôtel, réserver des tables aux restaurants et signer des chèques suite à la facturation des prestataires. Il faut déjà trouver les meilleurs endroits et ensuite faire face aux contraintes qui sont nombreuses. Elles sont généralement d’ordre financier et calendaire. D’où l’importance de savoir négocier avec les différents prestataires que vous êtes amenés à voir. Cette tâche incombe généralement à un organisateur d’événement, mais si votre budget est très limité, vous allez devoir vous débrouiller tout seul.